Categories Inspiratie

Communicatietechnologie en de organisatie van evenementen

Communicatietechnologie en de organisatie van evenementen

Onlangs sprak ik af met een bevriende communicatiecollega voor een goede kop koffie in Amsterdam. In het koffietentje zagen we diverse posters hangen voor evenementen die binnenkort in de stad gaan plaatsvinden. We raakten in gesprek over de rol van communicatie bij de organisatie van evenementen. Ik denk dat een ieder die in onze business werkzaam is weet dat de organisatie van een evenement valt of staat met goede communicatie en marketing. Wat ons opvalt is dat we nog opvallend vaak te maken hebben met traditionele werkwijzen. Valkuilen die je vrij eenvoudig zou kunnen omzeilen worden daardoor lastige problemen. En dat is zonde. Na het drinken van onze koffie kwamen we tot de conclusie dat een paar tips en trucs best praktisch kunnen zijn. We hebben ze op een rijtje gezet.

Maak gebruik van automatiseringssoftware

Een mooie en pakkende uitnodiging blijft altijd van groot belang. Iedere eventmanager of productiemedewerker gaat op een zeker moment aan de slag met de inhoud en het ontwerp van een mooie flyer of digitale aankondiging. Na creatieve sessies en het afronden van het design is het tijd om de uitnodiging te gaan verspreiden en de aanmeldingen binnen te gaan harken. Gek genoeg werken veel mensen hier nog via in onze ogen achterhaalde oplossingen. Deelnemers worden gevraagd zich via de mail aan te melend. Alle aanmeldingen worden vervolgens overgenomen in een excel-bestand. Dit is zo erg zonde van de tijd, want er zijn tal van tools om dit te automatiseren. En dat hoeft niet duur te zijn.

TIP #01: Wij adviseren om hier een geautomatiseerd proces van te maken. Er zijn diverse tools, waaronder emailsoftware en website-integraties, om de registratie naar het evenement een stukje leuker te maken. Om maar een voorbeeld te noemen in het geval je een WordPress-website hebt: gebruik de plugin Contact Form 7 in combinatie met de plugin Contact Form DB. Zo maak je zelf je formulieren en kun je eenvoudig een database met alle inschrijvingen exporteren naar onder andere een excel-bestandje, naar csv of xml.

Maak het persoonlijk

Als afzender van een bericht zul je steeds sneller indruk moeten maken. We lezen onze mail onderweg op onze mobiel, en scannen door de lijst met nieuwsbrieven om alleen de meest relevante berichten te openen. Verhoog de attentiewaarde en zorg voor relevantie. Een goede techniek is het personaliseren van berichten. Zowel in print als online zijn de mogelijkheden vrijwel onbeperkt. Wordt dat dan niet een prijzig verhaal? Niet of nauwelijks is het antwoord. Door verbeterde technieken in digitaal drukwerk zijn de kosten om prints te personaliseren ook goed te overzien. Binnen emailsoftware is het net zo veel werk om een bericht persoonlijk te maken als om een algemeen bericht te schrijven.

TIP #02: Maak dus indruk en personaliseer je boodschap. Een voorbeeld van betaalbaar gepersonaliseerd drukwerk vind je bij steeds meer grote internetdrukkerijen (zoals bijvoorbeeld Reclameland). De bewijsvoering op hun site spreekt voor zich. Een toegankelijke manier om zonder tussenkomst van een bureau of zonder aanschaf van dure software gepersonaliseerde emailberichten te versturen is natuurlijk het alombekende Mailchimp. Ook deze online oplossing wordt steeds uitgebreider. Waar het voorheen een tool was om eenvoudig nieuwsbrieven te versturen, worden er nu steeds meer campagne-functionaliteiten toegevoegd.

Online aanwezigheid

Afhankelijk van de omvang van een evenement (en budget) is het een overweging om een interactieve website te ontwikkelen om mensen naartoe te leiden vanuit een uitnodigingscampagne. Deel hier informatie over sprekers, workshops, of de locatie waar je jouw gasten gaat ontvangen. Een (voor ons) harde eis is om deze site zo responsive te maken dat het aanvoelt als een app. In andere woorden: zet een site neer die op alle devices goed functioneert, van telefoon tot laptop. Waarom is dit handig? Zowel in de aanloop als tijdens het evenement beschik je over een online plek om deelnemers naartoe te leiden, en het komt betrokkenheid ten goede.

TIP #03: Een mooi voorbeeld is de combinatie website en mobile applicatie die Adobe lanceerde voor het grote launch event van Adobe Creative Cloud: Adobe Create Now. De eerste uitnodiging verliep via email waarna je werd doorgelinkt naar de website. Hier kon je aangeven aan welke workshops je zou deelnemen. Na het afronden van de registratie werd je uitgenodigd om de app te downloaden. Met deze app beschikten bezoekers over een plattegrond, hun eigen rooster en relevante notificaties met betrekking tot het programma.

Nazorg

Tot slot is nazorg een belangrijk begrip dat tot onze verbazing wel eens vergeten wordt. Uit de praktijk weten we dat je als organisator vooral bezig bent met de dag zelf, en dat je na afloop de aandacht gaat richten op een volgend event. We horen ook wel eens dat nazorg of bedank-berichten ook weer tijd kosten, maar dat valt mee. Zeker als je de registratie digitaal hebt ingericht is het een bijna een kwestie van een druk op de knop om jouw gasten een persoonlijk bedankje te sturen. En dat is wel zo vriendelijk. Uiteindelijk zijn het de deelnemers die de dag maken of kraken.

TIP #04: Zorg dat je bijhoudt wie er allemaal op jouw dag aanwezig zijn geweest, om ze ook na hun bezoek nog eens te kunnen verrassen. Hiermee bouw je aan een relatie. De Amsterdamse stichting Mediamatic is hier een kei in. Zo was de interactieve installatie De Automatiek een flitsend voorbeeld van hoe je interactiviteit in de culturele sector op gang brengt. Een combinatie van real life installatie en social networking. Ook na een museumbezoek blijven mensen met elkaar en met de organisatie in contact via een online platform.

Zo zie je maar. Communicatietechnologie en de organisatie van evenementen gaan hand in hand. We hebben ons nu gericht op hoe je aandacht kunt trekken en betrokkenheid in de aanloop van een evenement verhoogt. Natuurlijk zijn er nog verscheidene leuke, enthousiasmerende en interessante tools om ook tijdens een event gebruik te maken van communicatietechnologie. Wellicht kom ik daar later eens op terug. Mijn collega en ik kijken terug op een productieve koffie-afspraak. Hopelijk hebben we met deze tips een paar praktische handvatten op papier kunnen zetten.

Share